Semakin berkembangnya bisnis yang kamu miliki, maka semakin banyak produk dan gudang yang harus kamu urus. Kesalahan yang sering terjadi adalah mengalami kesulitan melacak stok karena memiliki banyak produk yang serupa dan tersebar di berbagai lokasi gudang. Selain itu, kesalahan yang umum terjadi adalah tidak menyadari produk sudah lama mengendap di gudang. Produk-produk yang mengendap di gudang dapat menjadi expired karena kesalahan dalam pengeluaran stok dari gudang. Kesalahan-kesalahan tersebut akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan, oleh karena itu simak artikel ini untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan stok ya.

Apa saja kesalahan yang terjadi saat mengelola gudang? 

1. Produk tidak memiliki SKU
   SKU (Stock Keeping Unit) merupakan kode unik yang menjadi penanda untuk setiap produk yang kamu jual maupun yang kamu beli. SKU bisa juga disebut sebagai part number, product number, atau product identifier. Tanpa adanya SKU tentu kamu akan mengalami kesulitan ketika mencari produk dengan nama yang mirip satu sama lain.

2. Mengelola stok secara manual
   
   Mengelola stok secara manual dan tanpa sistem yang terintegrasi dapat menyebabkan kesalahan seperti salah penginputan data (human error) dan perbedaan jumlah persediaan antar gudang. Selain mengelola stok secara manual juga menghabiskan waktu kerja yang lebih banyak dibandingkan dibantu oleh sistem.

3. Gudang dan lokasi penyimpanan lainnya tidak terorganisir
   

   Tempat penyimpanan yang tidak terorganisir tentu akan menyulitkan kamu dalam mengelola stok dan mengurangi efisiensi penjualan. Selain itu, kamu akan kesulitan mengontrol produk yang akan expired.

4. Tidak menggunakan laporan dalam pengambilan keputusan
   

   Tanpa adanya sistem manajemen stok (WMS) tentu kamu akan kesulitan dalam membuat laporan mengenai inventaris dan stok produk yang kamu punya. 

Bagaimana mengatasi kesalahan dalam pengelolaan stok?

• Membuat SKU dan barcode untuk setiap produk
  

  Kamu dapat membuat SKU yang sederhana dan mudah diingat oleh karyawan yang kamu miliki. Selain itu, buatlah SKU dengan menyertakan spesifikasi khusus seperti merk, ukuran, warna, tanggal pembelian, lokasi gudang, dan lain-lain. Kamu juga perlu menyiapkan aturan ataupun petunjuk dalam pembuatan dan penggunaan kode SKU, hal ini akan memudahkan karyawan kamu mengontrol stok produk yang ada di gudang. Selain SKU, kamu dapat menginput barcode pada setiap produk sehingga memudahkan proses penyimpanan dan pengiriman barang yang kamu miliki.

• Menggunakan barcode untuk setiap melakukan operasi stok
  Selain dapat digunakan di produk, barcode dapat digunakan juga untuk melakukan operasi stok seperti pengiriman dan penerimaan barang, serta pengaturan barang di rak gudang. Dengan menggunakan barcode, kamu dapat menghemat waktu dan tenaga kerja yang kamu miliki.

• Membuat laporan secara berkala
  Laporan mengenai inventaris dan stok produk yang kamu punya dapat berguna sebagai bahan evaluasi bisnis yang kamu miliki. Laporan ini dapat membantu kamu dalam mengambil keputusan terkait jadwal pemesanan stok, jadwal perencanaan pengiriman produk, ataupun jadwal pemusnahan barang yang sudah expired.

Aplikasi apa yang direkomendasikan untuk mengelola produk dan gudang?

Salah satu aplikasi yang dapat mengakomodir kebutuhan kamu dalam mengelola produk dan gudang adalah Odoo. Odoo memiliki fitur pencatatan SKU produk pada masterdata produk yang kamu miliki, sehingga kamu tidak akan memiliki SKU produk dengan kode yang sama. Selain itu kamu dapat melengkapi masterdata produk yang kamu miliki dengan barcode, sehingga kamu dapat dengan mudah menggunakan barcode scanner ketika melakukan operasi stok. Kegiatan operasi stok yang dapat kamu lakukan menggunakan barcode di Odoo antara lain Internal transfer (pengiriman internal antar gudang yang kamu miliki), Inventory adjustment (perhitungan stok secara berkala), batch transfer (pengiriman gudang secara bertahap), dan melakukan tracking pada produk yang akan kadaluarsa.

Selain menggunakan Odoo, kamu dapat menggunakan IZI untuk membuat laporan terkait sistem pergudangan yang kamu miliki. IZI memiliki fitur Business Inteligence Dashboard, dimana kamu dapat menerima laporan dari hasil analisa data-data yang kamu punya sehingga kamu dapat membuat keputusan bisnis yang tepat. Ingin tau lebih banyak mengenai Odoo ataupun IZI? Klik link di bawah ini ya