Persediaan stok kosong (out of stock) merupakan kondisi yang dihindari saat kamu memiliki suatu bisnis, hal ini dapat menyebabkan kamu mengalami kehilangan penjualan (lost sales) dan kehilangan kepercayaan customer. Pengawasan stok produk merupakan hal krusial dalam bisnis, karena penjualan sangat bergantung dengan ketersediaan stok. Oleh karena itu dibutuhkan integrasi antara bagian pengelola stok dengan bagian lain dari mulai produksi sampai distribusi dan penjualan, sehingga ketersediaan stok memenuhi demand. Integrasi tersebut dapat dilakukan dengan menerapkan manajemen stok atau warehouse management stock (WMS). Terdapat beberapa cara untuk mencegah terjadinya kondisi stok kosong dengan menggunakan manajemen stok, yaitu stock replenishment (pengisian ulang stok) dan stock count (perhitungan stok).
Apa itu stock replenishment?
Stock replenishment adalah kegiatan pengisian kembali dari stok untuk mencapai kondisi stok yang diinginkan. Stock replenishment dapat mengacu pada siklus produksi, distribusi, ataupun penjualan, hal ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan melakukan stock replenishment untuk mencukupi penjualan selama 1 bulan kedepan, apabila stok kurang dari batas minimum maka perusahaan akan melakukan replenishment.
Terdapat beberapa faktor untuk mengoptimalkan proses replenishment, sehingga stok produk di gudangmu akan selalu tersedia ketika kamu membutuhkannya. Hal pertama yang kamu dapat lakukan adalah melakukan stock counting secara regular, hal ini memungkinkan kamu untuk memiliki data jumlah stok produk yang akurat. Kemudian kamu perlu menganalisa perkiraan permintaan (demand forecast) dengan tepat. Sebagai contoh ketika kasus Covid-19 meningkat demand untuk produk-produk vitamin meningkat, akan tetapi ketika kasus Covid-19 menurun demand juga menurun. Faktor yang tidak kalah pentingnya adalah menentukan supplier yang tepat. Pilihlah supplier yang menyediakan produk berkualitas dengan jumlah yang sesuai dipesan, serta waktu pengiriman yang tepat waktu.
Apa itu stock count?
Stock count adalah aktivitas menghitung stok barang secara fisik dengan cara mencocokannya barang dengan catatan stoknya yang bertujuan untuk menghindari kesalahan. Stock count memiliki beberapa manfaat yaitu dapat mengidentifikasi stok yang bergerak lambat. Selain itu stock count dapat membantu memastikan profitabilitas bisnis karena kamu dapat mengetahui keakuratan stok yang kamu miliki. Stock count juga dapat membantu mendeteksi pencurian oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan untuk melakukan stock count dengan tepat dan efisien:
Memahami produk dengan seksama
Menentukan waktu dan tanggal dengan tingkat gangguan yang rendah. Kamu dapat melakukan stock count di luar jam kerja ataupun saat penjualan sedang melambat sehingga proses stock count tidak mengganggu pergerakan stok
Menggunakan alat pendukung untuk memudahkan proses stock count. Alat pendukung bisa berupa barcode scanner, dokumen-dokumen yang terkait, alat tulis dan alat lainnya
Menentukan metode perhitungan dengan jelas seperti cara membaca urutan stok ataupun cara menandai stok yang sudah dihitung.
Melakukan update stok yang sudah dihitung dengan benar. Kamu dapat mencatat hasil pengecekan stok dalam dokumen ataupun sistem, sehingga jumlah stok produk di gudangmu sudah terupdate
Fitur Stock Replenishment dan Stock Count di Odoo
Odoo merupakan software ERP yang memiliki sistem manajemen stok, pada sistem ini terdapat fitur stock replenishment dan inventory adjustment yang sama fungsinya seperti stock count. Fitur stock replenishment pada Odoo`dapat mentrigger terbentuknya pembelian atau purchase order (PO), manufacturing order (MO), ataupun stock transfer. Pemrosesan dokumen PO, MO, ataupun stock transfer dapat dilakukan secara manual ataupun otomatis. Selain itu stock replenishment pada odoo juga memiliki fitur snooze, dimana kamu dapat menghide transaksi replenishment dari tampilan list untuk periode waktu tertentu. Selain stock replenishment, fungsi lainnya yang ada di Odoo adalah inventory adjustment. Fitur inventory adjustment pada Odoo memiliki fungsi yang sama dengan stock count. Kamu dapat menentukan lokasi gudang, produk, tanggal akunting, dan company saat akan melakukan inventory adjustment. Pada form inventory adjustment akan dilengkapi data stock on hand berdasarkan transaksi yang tercatat pada sistem, sehingga kita dengan mudah mengetahui perbedaan stok antara gudang dengan yang tercatat pada sistem.
Tertarik dengan sistem manajemen stok yang dimiliki Odoo? Klik link di bawah ini ya untuk mencoba Odoo
